Система стандартизации бизнес-процессов

Польза или вред типовых форм договоров В российском малом и среднем бизнесе сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией в организации или у предпринимателя часто поручается работникам, для которых такая работа не характерна. В одних организациях вопросами работы с договорами занимаются сейл-менеджеры, в других — бухгалтеры или специалисты, которые исполняют условия договоров между организациями в рамках своих трудовых обязанностей. Понятно, что какими бы хорошими специалистами в своей области не были эти специалисты, скорее всего они не являются специалистами в области гражданского права, а это в первую очередь означает, что за основу будущего договора берется типовая форма договора из интернета или других источников и в такую форму вписываются лишь название организации. Другими словами, при наличии договора, содержание которого не учитывает все нюансы сделки, любая из сторон такого договора может попасть впросак. Многие руководители организаций убеждены, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации по договору. Очень часто позже выясняется, что два честных человека по-разному поняли друг друга. Такое развитие событий может существенно снизить репутацию организации в глазах партнеров и отрицательно повлиять на результаты хозяйственной деятельности. Договорная работа в организации Начиная разговор о договорной работе необходимо вспомнить, что под договором в российском законодательстве понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. В основе договора лежит принцип свободы договора, который закреплен в статье 1 Гражданского кодекса РФ.

Правовой журнал « »

Списание договора в архив Обычно, системы, автоматизирующие договорную деятельность далее САДД , затрагивают все стадии создания договора схемы документооборота, кроме предварительного процесса формирования проекта договора. Возможный перечень ролей в САДД: Согласант, Согласующий — сотрудник, указанный как согласующее лицо. Может являться Исполнителем по договору.

Контролирующие сотрудники — список сотрудников, которые явно не участвуют в процессе, но имеют возможность просматривать документ и получают уведомления по электронной почте обо всех действиях с документом одновременно с Согласантами. Подписант — лицо, окончательно утверждающее документ.

Эти проблемы можно устранить! На помощь приходят современные информационные технологии и система автоматизированных бизнес- процессов.

Внутреннее регулирование бизнес-процессов по управлению долгами: Ричард Карлсон Можно профессионально и идеально править каждый договор, поступающий в организацию, но вскоре станет понятно, что на это тратится много времени и часть правок переносится из одного договора в другой. Следующим шагом может быть создание типового договора или подготовка разъяснений для профильных подразделений: В итоге появится положение о договорной работе, которое урегулирует все спорные вопросы и опосредует бизнес-процесс договорной работы с большой степенью эффективности.

Другой пример - постоянные звонки и консультации по телефону мешают сотруднику эффективно выполнять более приоритетную работу, однако жизненно необходимы для тех, кому понадобилась такая консультация. Вариантом решения такой проблемы является введение"дежурной аптеки", то есть установления графика"дежурств", например, менеджеров по клиентам, которые отвечают на все звонки и дают все устные консультации.

В нашем случае мы описываем общий бизнес-процесс управления дебиторской задолженностью, который включает в себя подпроцессы: Как мы видим, данные процессы нашли отражение в схеме глав и параграфов данной книги. Но если в иных разделах книги в большей степени описаны отдельные части процедур и"локальные" специальные решения, то здесь мы остановимся на необходимости соединения данной мозаики единой тканью бизнес-процесса, то есть на процессном подходе к управлению организацией.

Бизнес-процесс определяется как"логически выстроенная последовательность действий по решению конкретизированных задач. Иначе говоря, это единство беспрерывных процессов исполнения целевых функций, возникающих в ходе осуществления деятельности, включая операционную, инвестиционную и финансовую. Цель проектирования моделирования бизнес-процессов - типизировать и оптимизировать те операции и процессы, которые часто повторяются например, даже копирование документации можно администрировать и увеличить эффективность данного процесса , а также урегулировать"проблемные участки", на которых, как правило, появляется конфликт интересов либо большинство ошибок.

Например, правовой риск возникает, когда сотрудники клиентского отдела из-за давления клиента или руководства оформляют индивидуальные операции без проведения их юридической экспертизы, или же юридическая экспертиза проводится ускоренно, без должной проверки.

При этом небрежное отношение к этому аспекту ведения бизнеса может привести к серьезным убыткам. Читайте в статье нашего нового автора рассказ об особенностях создания, продажи и постановки системы договорной работы, призванной обезопасить клиентов от неожиданных ситуаций в отношениях с контрагентами. Экономический кризис, несомненно, ослабил иммунитет бизнеса, и теперь все, что идет"не так", воспринимается гораздо чувствительнее, нежели еще полгода назад, когда ресурсов хватало на то, чтобы не отвлекаться на"мелочи".

В новых условиях любая упущенная деталь может серьезно осложнить и без того непростую жизнь бизнесмена, тем более, если эти детали накопятся и станут"снежным комом" проблем.

Работа консультантов АксионБКГ послужила"катализатором" для решения Совершенствовать договорные процессы необходимо в случаях, если: директор также участвует в данном бизнес-процессе, так как в конечном Схема согласования договора в одной из компаний-клиентов была следующая.

Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы прохождения договора — с момента получения его менеджером от партнера возможно использование типовой формы компании до подписания документа Генеральным Директором. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, заключающих договоры. Также в статье Вы найдете 4 ключевые компетенции компании, которые нужно взять на вооружение. Шаблон договоров Рекомендую всегда использовать типовую форму, разработанную юристами именно вашей компании.

Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении. Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон. Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЙ ГК РФ

Написана по мотивам наших автоматизаций - постарались обобщить знания в шаблонный процесс, который легко подправить под свои нужды. К публикации прикреплен пример регламента такого процесса. Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами. Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами: Заключили договор не по шаблонному тексту Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования И далее в этом ключе.

Заключение договора с клиентом — процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом.

Рассматривается содержание договорной работы торговой организации. выстроить схему бизнес-процесса согласования и учета договоров.

Все документы хранятся в электронном архиве Программа позволяет настроить иерархический список видов документов, использовать статусы документов, а также обеспечить вывод необходимой информации в карточке документа. Маршруты согласования настраиваются без программистов Программа позволяет настроить различные маршруты согласования документов. Возможно как последовательное, так и параллельное согласование, а также автоматическое изменение маршрута согласования в зависимости от вида документа.

Вам необходимо один раз настроить схему и все договоры будут проходить согласование по заданному регламенту. Шаблон договора заполняется автоматически Программа позволяет автоматически заполнять шаблон договора с клиентом, в том числе данными из учетной системы 1С. Работа с версиями документов Система поддерживает хранение версий документов с возможностью возврата к любой предыдущей версии.

Хранение связанных документов и сопутствующей документации Система обеспечивает хранение сопутствующих и связанных документов: Полнотекстовый поиск документов Вы всегда найдете нужные документы при помощи полнотекстового поиска по содержимому договора или реквизитам, заданным в регистрационной карточке.

Схема бизнес-процесса техподдержки в Битрикс24

Версия для печати В программеЗаказать в корпоративном формате Семинар предназначен для: Правильное ведение договорной работы и грамотность участников договорного процесса предотвращают финансовые потери компании и помогают избежать судебных споров. В году в ряд норм Гражданского Кодекса РФ были внесены изменения и уточнения, которые обязательно будут учтены в программе семинара. Общие положения о договорной работе:

Работа выполнена в ГОУВПО «Ростовский государственный экономический Имитационные модели бизнес-процессов ведения договорной . Диаграмма деятельности отражает динамику проекта и представляет собой схемы.

Определена универсальная методика аудита любого бизнес-процесса. Предложены тесты, которые могут быть использованы для основных бизнес-процессов, связанных с производством продуктов работ, услуг. . , . Изучив и проанализировав уже существующие понятия, можно предложить следующее авторское определение внутреннего аудита в корпорациях: Предложенное определение отличается от уже существующих тем, что в нем делается акцент на обязательную оценку внутренним аудитом эффективности работы не только в целом системы внутреннего контроля СВК всей компании, но и тех СВК, которые функционируют в каждой отдельной ее бизнес-единице.

Предлагаемый подход относительно трактовки понятия внутреннего аудита позволит реализовать в корпорации единую методику оценки, в том числе применительно к каждой бизнес-единице, где организованы и функционируют данные системы, и повысить в целом эффективность управления холдингом. После того, как мы разобрались с понятием внутреннего аудита в корпорации, можно переходить к рассмотрению методики аудита бизнес-процессов.

В данной статье методика внутреннего аудита формируется в отношении определенного вида заданий и с учетом определенно выбранного подхода. В работе предлагается использовать процессный подход, но он не является единственно возможным. Необходимо отметить, что в последние годы было опубликовано очень много работ экономистов, в которых вопросы методики аудита разрабатываются в соответствии с целями и задачами аудита в рыночной экономике и стандартами аудита. Во время разработки общего плана внутреннего аудита необходимо обращать внимание на следующие вопросы:

1С Документооборот

В настоящее время на многих российских предприятиях активно применяются системы моделирования бизнес-процессов. Однако практический эффект от их внедрения не всегда соответствует ожиданиям собственников и руководителей бизнеса. Проблема заключается в том, что при внедрении отсутствует комплексный, системный подход. В данной статье представлено видение структуры и описание элементов системы стандартизации бизнес-процессов компании.

Всё таки их регламентируют!

Пример схемы бизнес-процессов. Контроль и анализ выполнения заказов. Договорная работа с поставщиками. ТМЦ. АППАРАТ.

Порядок действий, который установят в положении о договорной работе компании, является обязательным для всех сотрудников. Составьте положение об организации договорной работы, чтобы: В положении о договорной работе на предприятии указывают функции подразделений и круг ответственных лиц В локальном акте, как правило, закрепляют: Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала.

Проверьте содержание документа по образцу положения о договорной работе на предприятии Задача положения о порядке ведения договорной работы — закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании.

Автоматизация договорного процесса в компании холдингового типа

Рисунок 7 - Результаты моделирования процесса ведения договорной деятельности в автоматизированном варианте на нефтесервисном предприятии По итогам моделирования процесса ведения договорной деятельности на нефтесервисном предприятии получены следующие результаты: Таким образом, затраты времени на ведение договорной деятельности в неавтоматизированном ручном варианте составляют в среднем мин. Видно, что после автоматизации время, затрачиваемое на ведение договорной деятельности, сократилось в 2,12 раза.

В ходе диссертационного исследования проведен анализ предметной области, выявлены основные бизнес-процессы ведения договорной деятельности на предприятиях, функциональные связи между ними, выполнен анализ документооборота. Выполнено сравнение существующих информационных систем по критерию функциональной полноты. Построены визуальные модели системы ведения договорной деятельности для предприятий холдингового типа с использованием унифицированного языка моделирования 11МЬ.

Не секрет, что грамотно построенная договорная работа на как неотъемлемой части договорного бизнес-процесса в организации.

Выбор платформы для автоматизации договорного процесса зависит от того, руководитель какого направления является заказчиком данного проекта. Таким образом, выбирается та система, которая будет хранилищем всех бухгалтерских документов. Если заказчик — юридический блок, то выбор системы чаще всего предоставляется отделу ИТ. Заказчиком автоматизации договорного процесса в нашем случае был юридический блок.

Внедрение системы по автоматизации договорного процесса в управляющей компании холдинга на основании действующего Регламента движения договоров. Пилотным проектом по автоматизации договорного процесса была автоматизация в управляющей компании. Настройка маршрутов движения договоров в соответствии с бизнес-процессами, представленными в блок-схеме Регламента движения договоров адаптация системы под задачи конкретной компании.

Выполняется компанией-разработчиком системы в течение рабочих дней, в зависимости от сложности маршрутов. В техническом описании системы, подготовленном компанией-разработчиком, схема договорного процесса выглядела следующим образом см. Обучение проводится компанией-разработчиком системы в течение одного-двух рабочих дней.

Ключевые пользователи проверяют правильность работы маршрутов движения договоров. Презентацию системы проводит компания-разработчик.

Компоненты системы

Необходимо регламентировать бизнес-процессы на всех стадиях прохождения договорных документов. И чем более четок алгоритм действий всех сотрудников, тем эффективнее все процедуры прохождения договоров. Регламентация договорной работы позволяет достичь следующих целей: Минимизация юридических рисков; 3. Контроль работы сотрудников и служб предприятия; 4.

Проблемы, возникающие в ходе договорной деятельности, определяют Целью работы является разработка моделей бизнес-процесса . Упрощенная схема взаимодействия систем приведена на рисунке 2.

Создание эффективной договорной работы компании Создание эффективной договорной работы компании позволит обеспечить коммерческую безопасность вашего бизнеса Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы централизованные и корпоративные , а результат ее первого цикла — договор — сам становится юридически обязательным документом.

Если предприятие выступает в качестве поставщика продавца, исполнителя , то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта, либо специально образуемый договорный отдел. Если предприятие является покупателем заказчиком , то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т. Двум названным видам договорной работы должны соответствовать: Следует обратить внимание на стадии договорной работы.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии. Подготовка к заключению договоров. Оценка оснований заключения договоров Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия — визирование. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно, в следующих формах:

Пример описания бизнес-процесса